Règlement intérieur

TITRE I – L’ASSEMBLEE GENERALE

Art I – GÉNÉRALITÉS

Ses définitions et attributions sont telles qu’exposées dans les statuts.

Art II – MODERATEUR

Sauf opposition d’un membre, le Président (ou en cas d’absence les Vice-Présidents) sont modérateurs de l’Assemblée Générale. (en fonction de l’hypothèse retenue)

En cas d’opposition d’un membre de droit à la disposition visée à l’alinéa 1 du présent article, un autre modérateur sera proposé par le Bureau. L’Assemblée se prononcera sur ce choix par un vote, à la majorité relative.

Le modérateur lit l’ordre du jour, donne la parole aux divers intervenants et est responsable de la bonne tenue de la procédure du vote, précisée dans le présent règlement intérieur. Il peut interrompre le tour de parole et passer en procédure de vote.

Le modérateur doit rendre ses fonctions en cas de vote par l’Assemblée Générale d’une motion de défiance à son encontre ; cette procédure entraîne l’élection d’un nouveau modérateur.

Art III – ORDRE DU JOUR

L’ordre du jour est établi par le Bureau et annexé à la convocation en Assemblée et envoyé aux adhérents, avec les pièces jointes éventuelles si possible, au moins 15 jours avant l’Assemblée.

Peuvent être votés en Assemblée Générale, à l’exclusion de tous autres, les sujets inscrits à l’ordre du jour tel qu’il a été établi selon les dispositions de l’alinéa 1 du présent article, et ceux proposés par une motion de modification de l’ordre du jour, si celle-ci a été approuvée.

Art IV – MOTIONS

Une motion est proposée à chaque fois qu’il est nécessaire de définir la position officielle de l’ A.N.I.M.T. sur un sujet précis ou de modifier ses textes constitutifs.

Cette motion peut être proposée par :

  • le Bureau,
  • le Conseil d’Administration,
  • une commission d’étude nommée par l’Assemblée Générale,
  • ou un membre s’il est soutenu par au moins neuf autres membres de droit.

La motion est lue à l’Assemblée par le modérateur.

Le modérateur demande ensuite si l’un des membres présents veut apporter un (des) amendement(s). Pour pouvoir proposer son (ses) amendement(s), le membre doit être soutenu par au moins neuf autres membres de droit. Le cas échéant, la motion initiale corrigée ou complétée par le(s) amendement(s) proposé(s) devient une motion alternative.

  1. Si plus de deux motions alternatives ont été proposées, le modérateur, étant en charge de la bonne tenue de l’Assemblée Générale, peut décider de mettre fin aux propositions de motions et de passer au vote.
  2. Dans le cas du vote d’une motion, les suffrages considérés comme exprimés sont : « pour », «contre », et «abstention »
  3. La majorité relative est définie comme une majorité de voix « pour », relativement au nombre de voix « contre ». La majorité absolue est définie comme un nombre de voix « pour » supérieur à 50% des suffrages exprimés (tels que définis à l’alinéa 6 du présent article).
  4. Si une motion devant être votée à la majorité absolue remporte une majorité d’abstentions, elle sera revotée, sans possibilité d’amendement, lors de l’Assemblée Générale suivante, où le scrutin, pour cette motion, se fera à la majorité relative.

Dans le cas où une ou plusieurs motion(s) alternative(s) soumise(s) au vote sont approuvées, c’est la motion comptant le nombre de voix « pour » le plus élevé qui l’emporte, dans le respect des dispositions des alinéas 7 et 8 du présent article.

Art V – PROCEDURE DE VOTE

Les votes peuvent se dérouler de manière présentielle, par procuration, par correspondance ou par tout autre moyen sécurisé, y compris  vote électronique  Les votes en présentiel sont effectués à main levée, sauf  opposition de la part d’un membre, motion de défiance, élection du Conseil d’Administration ou demande expresse du Bureau.

En cas d’organisation de vote par correspondance, cela correspond à un vote par procuration auquel le membre indique par lui-même son opinion ; cette modalité ne peut comprendre que les motions prévues à l’ordre du jour. En cas de présentation de nouvelles motions le jour de l’Assemblée Générale, tout membre ayant voté par correspondance se verra accorder une procuration au bénéfice de la personne qu’il aura désigné au préalable dans son vote. Le vote par correspondance doit s’assurer de l’anonymat du vote en cas de motion de défiance, élection du Conseil d’Administration ou demande expresse du Bureau.

Sont comptabilisées les voix des membres, tels que définis dans les statuts, présents à l’Assemblée Générale, ayant voté par correspondance ou représentés.

Les procurations ne peuvent être données qu’à un autre membre de droit et celui-ci ne peut être le dépositaire que de 4 procurations en plus de sa propre voix. Pour qu’une procuration soit valable elle doit mentionner : la date de l’assemblée générale, l’identité du membre donnant procuration, l’identité du membre recevant la procuration.

Dans le cas d’un vote à bulletin secret, le modérateur procède au dépouillement des votes sous le contrôle du Conseil d’Administration et d’un minimum de deux membres volontaires.

  1. S’il suspecte une fraude ou une erreur, le modérateur doit proposer un second vote.
  2. Sauf exceptions définies ci-après, les motions sont adoptées à majorité relative.
  3. Les motions nécessitant la majorité absolue sont :
  • la modification des statuts,
  • la dissolution de l’association,
  • les motions de défiance,
  • et les motions de modification de l’ordre du jour.

Le Conseil d’Administration peut également demander, sans avoir à le justifier, qu’une motion non visée à l’alinéa 5 du présent article soit adoptée à la majorité absolue.

TITRE II – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Art VI – GENERALITE

Ses définitions et attributions sont telles qu’exposées dans les statuts. Tous les membres du Conseil d’Administration sont soumis à un devoir de confidentialité, et ce y compris après leur mandat.

Ils s’engagent par ailleurs à utiliser exclusivement les moyens de communication électroniques fournis par l’Association dans le cadre de  leurs fonctions.

Art VII – MEMBRES

Le Conseil d’Administration est composé d’au moins 5 membres élus pour un an renouvelable parmi les membres de droit à jour de cotisation lors de l’Assemblée Générale.

Le Conseil d’Administration doit être représentatif des différentes inter-régions.

Le Conseil d’Administration est composé de la manière suivante :

Collège A :

A REVOIR EN FONCTION DES MODIFICATIONS DE STATUT

  1. Le Bureau dont les fonctions sont définies par les statuts
  • le Président
  • le Vice-président
  • le Trésorier
  • le Vice-trésorier
  • le Secrétaire
  1. d’éventuels autres administrateurs parmi les postes suivants :
  • les référents de région ont pour mission de fédérer les internes et d’aider au quotidien les référents élus par les internes et les représentants au sein des commissions ARS et des facultés des inter-régions. Ils sont regroupés en 9  grandes régions :
    • Ile de France
    • Strasbourg – Nancy – Reims – Besançon – Dijon
    • Rouen – Caen – Lille – Amiens
    • Grenoble – Lyon – Saint-Étienne – Clermont-Ferrand
    • Angers – Nantes – Brest – Rennes – Centre – Val de Loire
    • Aix – Marseille – Nice
    • Bordeaux – Poitiers – Limoges
    • DROM
    • Toulouse – Montpellier – Nîmes
  • le délégué Jeunes Médecins a vocation à faire le lien entre internes et les anciens internes. Il peut également proposer des mesures afin d’améliorer l’attractivité des membres bienfaiteurs pour l’association.

Collège B :

  • le chargé d’Organisation a pour mission la gestion locale des Rencontres Nationales Pédagogiques et autres évènements organisés par l’Association. Sous la supervision directe du Bureau, il négocie les contrats nécessaires, établit un budget prévisionnel, propose un éventuel contenu pédagogique et organise l’évènement avec l’aide de membre volontaires dont il aura fourni une liste au Conseil d’Administration. Il est secondé par le chargé des Partenariats. Il peut par procuration, et après validation du Conseil d’Administration, représenter le Président dans le cadre de ses missions.
  • le chargé des Partenariats a pour mission la négociation et la recherche de partenariats institutionnels permettant de financer les évènements organisés par l’Association. Il est leur contact privilégié. Il seconde le chargé d’Organisation dans ses missions.

Collège C :

Le Collège C est constitué de bénévoles qui ne peuvent avoir qu’un avis consultatif au sein du CA. Ils peuvent être recrutés tout au long de l’année sous le terme de Chargé de Mission, après avoir défini le contenu et les limites de cette mission avec le Président / Co-Président chargé de la communication interne.

Art VIII – ELECTION

Les candidats à l’élection au Conseil d’Administration doivent s’être déclarés si possible au moins 15 jours avant l’élection notamment en cas d’organisation de vote par correspondance.

L’élection du Conseil d’Administration se déroule de manière nominale poste par poste.

Collège A :

  • Sont électeurs : tout membre de droit à jour de cotisation présent ou représenté
  • Sont éligibles : tout membre de droit à jour de cotisation ayant candidaté
  • Modalités : Un minimum de 5 membres doit être élu au sein de ce collège. Les élections se font de manière nominative sur un poste précis. Les référents de chaque inter-région ne peuvent être élus que parmi les internes affectés dans ladite inter-région. On ne peut voter que pour le référent de son inter-région. En cas d’ex-aequo, les candidats seront départagés selon les critères ci-dessous, dans l’ordre indiqué :
  • la fonction (si interne référent de ville)
  • la ville (ville non encore représentée)
  • le nombre de semestres validés (nombre le plus élevé)
  • le sexe (dans la recherche d’une parité au sein du Conseil d’Administration)
  • l’âge (le plus âgé)

 

Collège B :

  • Sont électeurs : tout membre de droit à jour de cotisation présent ou représenté
  • Sont éligibles : tout membre de droit à jour de cotisation, ayant candidaté, adhérent dans la ville organisatrice des Rencontres Nationales Pédagogiques de l’année universitaire suivante choisie par le Conseil d’Administration
  • Modalités : A l’issue du vote, le candidat classé premier pour chacun des 2 postes est déclaré élu

Art IX – MODERATEUR

Le Président ou en cas d’absence les Vice-Présidents sont modérateurs des sessions du Conseil d’Administration.

L’un d’eux lit l’ordre du jour, donne la parole aux divers intervenants, et est responsable de la bonne tenue de la procédure de vote, précisée dans le présent règlement intérieur. S’il l’estime nécessaire, il peut interrompre le tour de parole et passer en procédure de vote.

Art X – ORDRE DU JOUR ET SESSIONS

     L’ordre du jour est établi par les membres du Bureau et doit être transmis au Conseil d’Administration au moins 5 jours avant la réunion avec les pièces jointes éventuelles.

Le calendrier annuel des sessions, au moins 8 fois par an soit environ 1 par mois hors mois de juillet et août, et est établi par le Bureau élu, au regard des informations fournies par le Bureau sortant et est transmis dans son intégralité, hors sessions extraordinaires, avant la prise de fonction du nouveau Conseil d’Administration. En cas de remplacement du Conseil ou du Bureau en cours d’année, le calendrier reste valide mais peut être amendé. En cas de changement d’une date, le bureau transmet la nouvelle date de session au moins 14 jours au préalable.

Art XI – PROCEDURE DE VOTE

Pour pouvoir délibérer, le Conseil d’Administration doit, conformément aux dispositions des statuts, réunir au moins la moitié de ses membres présents ou représentés avec ou sans droit de vote. Le maximum de voix accordées à un membre est de deux (sa propre voix plus celle d’un seul membre absent dont il aura la procuration).  Un membre sans droit de vote pour une décision ne peut avoir de procuration pour celle-ci.

Les décisions du Conseil d’Administration sont fixées à la majorité relative des membres présents et représentés sauf exceptions définies à l’alinéa 3 du présent article. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante. Les délibérations sont consignées dans les procès-verbaux et validées lors de la session  suivante.

  1. Les motions nécessitant la majorité absolue sont :
  • l’élection des membres du bureau,
  • la radiation d’un membre,
  • les motions de défiance.
  • le vote se fera également à la majorité absolue si l’un des membres du Conseil d’Administration en fait la demande.
  1. Les votes se font à main levée, sauf en cas d’opposition d’un membre du Conseil d’Administration, pour l’élection des membres du Bureau.
  1. L’ensemble des décisions et de l’activité du Conseil d’Administration est synthétisé à la fin de l’exercice du mandat dans les rapports moral, financier et d’activité. Ces rapports sont présentés lors de l’Assemblée Générale et soumis au vote des adhérents.

Art XII – ELECTION ET PASSATION DE POUVOIR

Le Conseil d’Administration élu en Assemblée Générale se réunit dans les semaines suivant son élection et procède aux formalités de changement de membres (Banque, Préfecture…) à l’aide des documents fournis par le Conseil d’Administration sortant.

Le Bureau élu se réunit au moins 1 fois, si possible avec le Bureau sortant, pour définir le calendrier des sessions du Conseil d’Administration avant la prise de fonction du nouveau Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration sortant s’engage à former (accès WEB, comptabilité) et informer sur les points essentiels et dossiers en cours et à transmettre intégralement les informations et documents dont il dispose,  ainsi qu’à être entièrement disponible pendant un mois à l’issue du mandat.

Le mandat des membres du Conseil d’Administration commence le 1er octobre pour le collège A et le 1er juillet pour le collège B. En cas d’élection au cours d’une Assemblée Générale Extraordinaire, le mandat commence immédiatement et prend fin à la date théorique prévue par leur collège.

TITRE III – LE BUREAU

Art XIII – COMPOSITION

Les membres du bureau doivent tous être membres de droit de l’association, à jour de leurs cotisations.

Art XIV – PREROGATIVES ET OBLIGATIONS

Le Bureau est chargé par le Conseil d’Administration de faire appliquer leurs résolutions. A ce titre, il est habilité à prendre officiellement contact avec toute structure extérieure lorsqu’il le jugera utile ; toutefois, aucune convention, accord, ou contrat ne peut être signé avant l’accord préalable du Conseil d’Administration.

  1. Les membres du Bureau, avant tout contact officiel avec une nouvelle organisation extérieure, doivent en faire part préalablement au Président, responsable légal de l’Association ; en cas de désaccord, c’est le Bureau, puis le Conseil d’Administration qui tranche.
  2. En cas de contrainte légale ou de situation d’urgence mettant en péril la vie de l’Association, les dispositions de l’alinéa 2 du présent article sont caduques, et le Président a le pouvoir de décider seul de la conduite à tenir.

En tant qu’organe exécutif de l’A.N.I.M.T., le Bureau a certaines obligations :

  • la présentation en fin de mandat d’un programme et de projets pour l’année suivante ;
  • la présentation en fin de mandat des rapports financier, moral et d’activité ;
  • le respect du présent Règlement Intérieur et des Statuts ;
  • le respect des décisions prises en Conseil d’Administration et en Assemblée Générale.

Art XV – DEFIANCE ENVERS LE BUREAU

Suite à un manquement grave d’un ou de plusieurs membre(s) du Bureau, ou en cas de désaccord grave avec le Bureau, le Conseil d’Administration peut procéder à un vote de défiance qui concernera le Bureau dans son ensemble.

La procédure de défiance est la suivante :

  • Une motion de défiance doit être présentée par au moins 2 membres du Conseil d’Administration
  • Le dépôt d’une motion de défiance suspend le cours normal du Conseil d’Administration
  • Après l’exposé des motifs par le proposant, et la contre-argumentation des membres du Bureau, il est procédé au vote de la motion à bulletin secret.
  • Si la motion de défiance est acceptée, le Bureau est dissous. Une Assemblée Générale Extraordinaire est donc convoquée.

Art XVI – ORDRE DU JOUR ET REUNIONS

L’ordre du jour est établi par le Président ou le Vice-président et doit être transmis au Bureau au moins 2 jours avant la réunion avec les pièces jointes éventuelles.

Le Bureau se réunit aussi souvent que nécessaire. Aussi souvent que possible, le Président définit le calendrier des réunions  au moins 3 mois à l’avance.

TITRE IV – L’ASSOCIATION

Art XVII – COTISATION

Conformément aux dispositions des Statuts, la cotisation est due par tous les membres de l’association. Elle est exigible annuellement pour chaque année universitaire soit du 1er octobre de l’année civile en cours au 30 septembre de l’année civile suivante. Son montant est fixé par le Conseil d’Administration et validé en Assemblée Générale.

Art XVIII – PROCEDURE D’ADHESION ET DE RENOUVELLEMENT  D’ADHESION

Lors de la première demande d’adhésion, le candidat doit remplir le formulaire d’adhésion et fournir les pièces justificatives éventuellement demandées par le Conseil d’Administration. Un seul membre du Conseil d’Administration suffit pour valider l’adhésion mais il peut solliciter l’ensemble du Conseil d’Administration en cas d’incertitude.

Chaque année, tous les membres de l’Association (membres de droit et membres bienfaiteurs) devront s’acquitter de leur cotisation pour renouveler leur adhésion.

La base de données des membres doit être tenue à jour par le Trésorier de l’Association.

L’acquisition de la qualité de membre bienfaiteur par un ancien membre de droit qui en fait la demande et s’acquitte de sa cotisation n’est pas soumise à validation du Conseil d’Administration, sauf dispositions des Statuts concernant les motifs de radiation d’un membre par le Conseil d’Administration.

Art XIX – VIE DE L’ASSOCIATION

Le Conseil d’Administration a également pour mission d’animer la vie de l’Association en organisant plusieurs manifestations  annuelles comprenant au minimum :

  • L’Assemblée Générale Ordinaire, de manière privilégiée au cours du second trimestre, réunissant tous les membres.
  • Le Séminaire des Référents, de manière privilégiée au cours du dernier trimestre, consistant en un weekend de formation et de réflexion des référents de villes en association avec le Conseil d’Administration
  • Les Rencontres Nationales Pédagogiques, de manière privilégiée en juin, dont la ville organisatrice est désignée par le Conseil d’Administration après une étude de la candidature. Cet événement réunissant tous les membres a pour but d’apporter de nouvelles connaissances théoriques et pratiques.

TITRE V – DIVERS

Art XX – INTER-REGIONS

Les inter-régions, au sein de l’Association, se définissent comme suit :

  • Ile de France
  • Strasbourg – Nancy – Reims – Besançon – Dijon
  • Rouen – Caen – Lille – Amiens
  • Grenoble – Lyon – Saint-Étienne – Clermont-Ferrand
  • Angers – Nantes – Brest – Rennes – Centre – Val de Loire
  • Aix – Marseille – Nice
  • Bordeaux – Poitiers – Limoges
  • DROM
  • Toulouse – Montpellier – Nîmes